La Certification Qualité Qualiopi
La LOI n° 2018-771 du 5 Septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a exprimé la nécessité de garantir la qualité des organismes de formation et des formations qu'ils délivrent. Par conséquent, tout prestataire de formation, devra, pour démontrer sa qualité, et accéder aux financements publics ou mutualisés, être certifié selon le référentiel Qualiopi, à partir du 1er Janvier 2022 (l'échéance initiale du 1er Janvier 2021 ayant été décalée suite à la crise sanitaire de la covid 19).
Cette certification porte sur le référentiel national unique mentionné à l'article L. 6316-3 du code du travail, et est délivrée par des organismes certificateurs indépendants.
Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Cette certification est délivrée par des organismes certificateurs, sur la base d'un audit sur le(s) site(s) de l'organisme de formation. L'audit est réalisé par un auditeur professionnel certifié et missionné par l'organisme de certification.
Les organismes certificateurs sont accrédités ou autorisés par le COFRAC (Comité français d'accréditation). Leur liste est disponible sur le site du gouvernement.
Que regarde l'auditeur ?
L'auditeur recherche les preuves de conformité de vos pratiques et documents aux indicateurs applicables (32 indicateurs maximum) du référentiel national unique, disponible en annexe du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019.
Ces 32 indicateurs sont répartis en 7 critères, que nous vous présentons ici
Est-ce-que toutes les formations sont auditées ?
Tout audit repose sur un échantillonnage. Ainsi, toutes les formations ne seront pas auditées, mais l'auditeur choisira une ou plusieurs formations de chaque catégorie.
Les règles d'échantillonnage sont définies par les organismes certificateurs.
Quelle est la durée de l'audit ?
La durée de l'audit dépend de la taille de l'organisme de formation (du chiffre d'affaire en fait), du nombre de sites, du nombre de catégories de formation. Les règles d'audit sont précisées par l'Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit, où des tableaux permettent à chaque organisme de calculer le nombre de jours qui le concerne.
Comment se préparer à cet audit ?
Pour vous préparer, vous devrez :
- Déterminer les indicateurs applicables à votre cas
- Identifier les preuves de conformité de vos formations à chaque indicateur
- Si ces preuves sont inexistantes ou incomplètes, mettre en place les actions et pratiques nécessaires
ASa Conseil peut vous aider à vous préparer à cet audit. Notre cabinet de conseil, formation et audit travaille sur la mise en oeuvre de ce référentiel depuis début 2019, est certifié Qualiopi pour ses actions de formation depuis Mai 2020, et est dirigé par une auditrice certifiée et qualifiée par Afnor pour les audits Qualiopi.
Nous pouvons :
- Vous aider à déterminer, parmi les 32 indicateurs présentés par le référentiel, ceux qui vous concernent
- Réaliser un diagnostic initial, c'est-à-dire un état des lieux des documents et pratiques existants et manquants
- Vous aider, sur la base de cet état des lieux, à construire votre plan d'action de mise en conformité
- Vous conseiller, pour tout ou partie des indicateurs, sur la façon d'y répondre correctement
- Réaliser un audit à blanc, avant votre audit de certification, afin de vérifier que vous êtes prêt et identifier les besoins d'amélioration
N'hésitez pas à nous contacter pour nous exposer votre besoin et solliciter notre aide pour construire votre projet de certification Qualiopi.
La certification est-elle acquise à vie ?
Pas du tout. Après avoir obtenu la certification Qualiopi, vous aurez un audit de suivi, plus court, environ 18 mois après (entre 14 et 22 mois), permettant de vérifier que votre démarche est bien maintenue, et que les éventuels points faibles identifiés lors du 1er audit ont bien été résolus.
Ensuite, 3 ans après la 1ère certification, vous aurez un audit de renouvellement, semblable au 1er audit, puis audit de suivi à 18 mois, etc… C'est-à-dire que vous maintiendrez votre certification avec des cycles d'audit de 3 ans.
Qu'apporte cette certification aux candidats à la formation ?
La certification Qualiopi garantit le professionnalisme de l'organisme de formation, et peut donc rassurer le candidat à la formation quant à la qualité de l'organisme et de la formation à laquelle il s'inscrit.
Qu'apporte cette certification à l'entreprise ?
De la même manière, l'entreprise qui fait appel à un organisme externe pour former ses salariés sera rassurée quant au professionnalisme de cet organisme s'il est certifié Qualiopi. De plus, l'entreprise pourra prétendre à une prise en charge financière des formations délivrées, en tout ou partie, auprès de son Opérateur de Compétences (OPCO).
Quand doit-on réaliser le 1er audit ?
A partir du 1er Janvier 2022, plus aucune formation ne pourra être financée par des fonds publics ou mutualisés si l'organisme de formation n'est pas certifié. Par conséquent, l'audit est à réaliser avant cette date. Il est conseillé cependant de ne pas attendre le dernier trimestre 2020, car en cas de non-conformité majeure, il pourra ne pas rester suffisamment de temps pour apporter les corrections nécessaires. Un délai de 3 mois est en effet accordé pour lever ces non-conformités majeures.
Quand faut-il lancer la démarche ?
La démarche visant à obtenir la certification, avec au préalable une préparation portant sur les 22 à 32 indicateurs applicables (voir précisions ici) sera plus ou moins longue selon la taille de votre organisme, vos pratiques actuelles et documents existants, votre disponibilité pour apporter des améliorations, etc... Elle peut ainsi durer de 3 à 18 mois, selon que vous êtes déjà proche de la conformité ou plutôt éloigné. Notamment si votre organisme était déjà référencé sous Datadock, vous avez déjà des bonnes pratiques, et une démarche en moins de 6 mois peut être envisagée.
Afin de déterminer l'amplitude de la démarche à mener, nous vous conseiller de faire un diagnostic initial. Il vous permettra de déterminer précisément les indicateurs auxquels vous répondez déjà et ceux pour lesquels vous devez progresser, ainsi que les actions à mener.
ASa Conseil est expert en démarches qualité, travaille sur la mise en oeuvre de ce référentiel depuis début 2019, est certifié Qualiopi pour ses actions de formation depuis Mai 2020, et est dirigé par une auditrice certifiée et qualifiée par Afnor pour les audits Qualiopi.
Notre expertise et notre expérience nous permettent de réaliser des diagnostics et des accompagnements de démarches Qualiopi efficaces, en apportant des conseils et solutions adaptés à chaque organisme. N'hésitez pas à nous contacter.