Le devenir de la documentation
Les exigences documentaires ont bien évolué au fil des évolutions de la norme. En témoigne le positionnement de leur maîtrise au sein des activités supports, et plus comme paragraphe constitutif de la planification du système. De plus, le Manuel Qualité, les procédures et les enregistrements spécifiés dans la version 2008 ne sont plus des exigences en 2015.
Mais attention, cela ne signifie pas que vous les supprimerez et que la documentation disparait : un certain nombre d'informations documentées sont requises ici et là, et vous aurez toujours besoin de certains documents,... en fonction des risques que vous aurez identifiés.
Que signifie "informations documentées"?
La norme emploie le terme unique d'informations documentées pour désigner tous types de document. Que ce soit la Politique Qualité, vos procédures, instructions et autres, ou les preuves de résultats, qui étaient les enregistrements dans la version 2008. En fait, dans la version 2015, les exigences concernant les documents décrivant un fonctionnement sont moindres. Par contre, il est important de conserver les preuves de réalisation des activités et d'atteinte des résultats.
Cette nouvelle version pourra donc être une excellente occasion de rationnaliser votre documentation, faire un peu de ménage si besoin, pour ne garder ou rédiger que ce qui vous est réellement utile ou nécessaire. De même, il pourra être opportun pour certains de repenser leurs règles de gestion documentaire pour une meilleure agilité.
Enfin, il convient de se pencher, au regard de la maîtrise de la documentation, sur les systèmes d'information. En effet, la plupart de nos documents et données sont de nos jours établis et conservés en format numérique. Leur sauvegarde et leur protection nécessitent alors une maîtrise renforcée des outils informatiques, qu'ils s'agisse des postes matériels, serveurs, réseaux ou des communications internet, cloud, etc...